Pengertian Manajemen Administrasi

Pengertian Manajemen Administrasi – Mendengar kata administrasi tentu sudah tidak asing lagi. Karena memang bidang yang satu ini sangat erat kaitannya dengan berbagai hal dalam kehidupan modern sehari–hari.

Pengertian Administrasi

Ketika membicarakan tentang administrasi, mungkin banyak orang berpikiran bahwa bidang yang satu ini hanya ada di pekerjaan kantoran saja. Padahal banyak sekali tempat yang juga membutuhkan bidang administrasi ini. Misalnya saja sekolah, kampus dan bahkan seperti pertokoan pun juga membutuhkan bidang yang satu ini.

Secara garis besar, pengertian administrasi merupakan sebuah aktivitas atau pekerjaan yang menangani bidang administrasi suatu instansi atau perusahaan. Kebanyakan orang beranggapan bahwa administrasi ini memang seperti bidang yang tidak terlalu penting. Namun sebenarnya administrasi ini cukup penting mengingat keberadaannya berpengaruh terhadap bidang lainnya. Dengan kata lain, administrasi merupakan kunci untuk menentukan apakah bidang lain akan berjalan baik atau tidak. Ketika bidang administrasi berjalan dengan lancar, maka secara otomatis bidang lainnya juga akan mengikuti.

Mungkin masih banyak yang beranggapan bahwa orang yang bekerja dalam bidang administrasi ini terbilang sangat kompleks. Banyak hal yang harus dilakukan oleh manajemen administrasi ini. Sehingga memang bisa disimpulkan bahwa bekerja sebagai seorang administrasi dituntut untuk menguasai banyak hal.

Bisa dikatakan bahwa posisi manajemen administrasi dalam suatu instansi maupun perkantoran memang sangat penting. Dalam bisnis skala kecil maupun besar, keberadaan administrasi ini cukup diperlukan. Sebagai contoh, simak penjelasan berikut ini.

  • HRD yang membutuhkan data para karyawan untuk keperluan update karyawan.
  • Guru membutuhkan data siswa untuk keperluan pendataan raport dan lain sebagainya.
  • Bagian pemasaran membutuhkan data customer untuk mengetahui apakah perlu perluasan segmen pasar.
  • Bagian keuangan membutuhkan data karyawan untuk keperluan pendataan gaji.
  Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Beberapa contoh diatas hanyalah sebagian saja karena didalam kehidupan sebenarnya masih banyak sekali alasan mengapa posisi manajemen administrasi sangat penting. Hal inilah yang menjadi alasan mengapa mempelajari ilmu manajemen administrasi itu perlu. Hal ini karena dalam dunia pekerjaan bidang yang satu ini memang sangat diperlukan.

Fungsi Dari Administrasi

Setiap bidang pekerjaan tentu memiliki fungsinya masing – masing. Begitu pula dengan manajemen administrasi ini dimana ternyata fungsinya cukup banyak, diantaranya sebagai berikut.

  • Merencanakan

Dalam suatu perusahaan, proses perencanaan sangatlah penting. Karena dengan perencanaan yang matang maka kedepannya akan berjalan dengan lebih lancar. Dan dalam perencanaan tersebut membutuhkan peran banyak pihak, dimana salah satunya adalah pihak administrasi yang bertugas untuk mengumpulkan data, mengolahnya kemudian melakukan perencanaan.

  • Mengatur Atau Mengorganisir

Setelah proses perencanaan berjalan dengan baik, maka tugas administrasi selanjutnya adalah mengatur antara satu pihak dengan pihak lainnya agar dapat berkomunikasi dengan baik sehingga bisa saling bekerja sama dalam menjalankan rencana yang sudah dibuat.

  • Mengkoordinasi

Selain mengatur, administrasi juga berfungsi untuk mengkoordinasi agar semua kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar. Tidak ada kekosongan, tumpang tindih maupun jadwal yang terlewat. Dengan begitu, maka target dan visi yang diinginkan akan lebih mudah dicapai.

  • Melaporkan

Fungsi administrasi berikutnya yaitu hal yang berkaitan dengan laporan. Administrasi harus bisa membaca gambaran laporan dari masing – masing pihak kemudian membuat sebuah laporan menyeluruh mengenai semua aktivitas dari masing – masing tugas yang diberikan dan dilakukan kepada atasan.

  • Budgeting

Hal – hal yang berhubungan dengan keuangan serta anggaran juga wajib dilakukan dan dikerjakan oleh administrasi. Administrasi harus mengetahui secara pasti mengenai pengelolaan dan laporan keuangan agar dapat dijadikan sebagai bahan laporan.

  • Staffing
  Pengertian Manajemen Pendidikan

Selain bagian keuangan, hal lain yang perlu diketahui oleh administrasi adalah tentang karyawan atau staff. Hal ini diperlukan ketika diperlukan data untuk banyak hal seperti pengembangan tenaga kerja, perekrutan dan segala hal yang berkaitan dengan karyawan.

  • Mengarahkan

Seperti yang sudah diketahui bahwa dalam suatu perusahaan maupun instansi melibatkan banyak pihak. Sehingga dalam hal ini administrasi juga ikut terlibat dalam mengarahkan atau memberikan saran terkait tugas atau pekerjaan yang diberikan di setiap pihak tersebut.

Tugas Administrasi

Bisa dikatakan bahwa tugas seseorang yang bekerja dalam bidang manajemen administrasi ini mencakup banyak hal, misalnya saja :

  • Mailing

Administrasi erat kaitannya dengan perihal surat menyurat yang berkaitan dengan bidang yang dikerjakan oleh kantor atau tempat ia bekerja. Misalnya saja membuat surat yang berkaitan dengan kontrak kerja, surat pindah kerja, surat pembelian dan penjual maupun berbagai surat lainnya.

  • Telephoning

Telepon merupakan media komunikasi yang cukup penting dalam suatu perusahaan maupun instansi. Karena melalui telepon inilah akan terhubung satu sama lain untuk membicarakan berbagai hal. Sebagai seseorang yang bekerja dalam bidang administrasi juga bertugas untuk menjawab telepon yang masuk ke perusahaan.

  • Checking

Administrasi juga memiliki tugas untuk mengecek apakah seluruh pihak yang diberikan tugas mampu menjalankan tugasnya masing – masing atau tidak. Dengan memastikan hal ini akan mempermudah tugasnya dalam membuat laporan maupun memperlancar perusahaan dalam mencapai tujuan dan targetnya.

  • Calculating (Filling)

Administrasi juga bertugas untuk merekap data – data perusahaan baik data lama maupun data yang sedang berlangsung. Hal ini penting karena akan diperlukan untuk bahan laporan maupun ketika perusahaan membutuhkan perbandingan data lama dengan data baru. Sehingga seorang admin harus memiliki dan membuat arsip untuk semua aktivitas perusahaan.

  • Front Office
  Pengertian Manajemen Produksi: Ruang Lingkup, Fungsi Dan Aspeknya

Dari keseluruhan penjelasan diatas, bisa disimpulkan bahwa administrasi memang diwajibkan memiliki segala kemampuan sekaligus baik dalam hal surat menyurat, perekapan data, penjadwalan, telephoning serta ilmu komunikasi yang baik. Dengan begitu, seorang admin juga bisa ditempatkan sebagai seorang front officer melalui bekal kemampuan yang dimilikinya tersebut.

  • Menyusun Jadwal

Selain itu, administrasi juga memiliki tugas membuatkan jadwal meeting antara klien dengan perusahaan.

Tujuan Manajemen Administrasi

Dengan melihat berbagai penjelasan diatas maka sebenarnya bisa ditarik sebuah kesimpulan bahwa administrasi memang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan. Ketika administrasi mampu menjalankan tugasnya dengan baik dan benar, maka besar kemungkinan target dan visi misi perusahaan juga bisa berjalan sesuai dengan apa yang sudah direncanakan

Atau dengan kata lain perencanaan yang sudah dibuat oleh perusahaan bisa berjalan dinamis dan juga efektif. Dalam hal ini sesuai dengan job desk atau tugas yang dijadwalkan maupun sesuai dengan time limit serta keuangan yang direncanakan. Namun secara luas, tujuan adanya administrasi adalah sebagai berikut :

  1. Agar dapat melakukan rekap data perusahaan secara detail dan menyeluruh kemudian menyimpan data tersebut untuk berbagai keperluan perusahaan.
  2. Agar mampu melakukan laporan perusahaan secara lengkap dan detail.
  3. Agar perusahaan mampu melayani dengan baik mengenai kebutuhan bidang tata usaha maupun mitra kerja.
  4. Agar perusahaan dapat menjalankan rencananya dengan lebih baik sesuai dengan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.

Dengan berbagai deskripsi diatas, memang bisa dikatakan bahwa manajemen administrasi sangat penting. Tak heran jika sampai dengan saat ini, ilmu manajemen administrasi menjadi bidang yang cukup banyak dicari oleh perusahaan.

***

Demikian info singkat tentang pengertian manajemen administrasi dan seluk-beluknya kali ini. Semoga bisa bermanfaat untuk pembaca yang sedang mencari dan mempelajari materi manajemen

  Pengertian Manajemen Operasional